Vom Medienbruch zum klaren Workflow: Wenn E-Mail, Excel und PDF den Prozess bestimmenFrom Media Breaks to Clear Workflows: When Email, Excel and PDF Drive the Process
Viele Geschäftsprozesse funktionieren auf den ersten Blick problemlos.
Eine Anfrage kommt per E-Mail.
Die wichtigsten Informationen werden in eine Excel-Datei übertragen.
Das Angebot entsteht als PDF.
Eine Freigabe erfolgt wieder per E-Mail.
Später wird der aktuelle Status erneut manuell in einer Tabelle nachgeführt.
Jeder einzelne Schritt funktioniert.
Trotzdem kann der gesamte Ablauf unnötig langsam, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar werden.
Das eigentliche Problem liegt häufig nicht in E-Mail, Excel oder PDF selbst, sondern in den manuellen Übergaben dazwischen.
Genau dort entstehen Medienbrüche.
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen zwischen verschiedenen Werkzeugen, Formaten oder Prozessschritten manuell übertragen werden müssen.
Ein typischer Ablauf kann so aussehen:
E-Mail → Excel → PDF → E-Mail → Ablage → Excel
Eine Kundenanfrage enthält beispielsweise Kontaktdaten und Anforderungen. Diese werden aus der E-Mail in eine Tabelle übertragen. Daraus entsteht später ein Angebot. Das PDF wird verschickt, Änderungen kommen wieder per E-Mail zurück und der Bearbeitungsstatus muss anschließend manuell aktualisiert werden.
Das funktioniert.
Die entscheidende Frage lautet jedoch:
Wie oft müssen dieselben Informationen erneut eingegeben, kopiert, geprüft oder gesucht werden?
Excel und E-Mail sind nicht automatisch das Problem
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind Excel und E-Mail weiterhin wertvolle Werkzeuge.
Excel ist flexibel und schnell einsetzbar.
E-Mail funktioniert zuverlässig für Kommunikation.
PDF eignet sich gut für Dokumente, die in einer stabilen Form weitergegeben werden sollen.
Problematisch wird es erst, wenn diese Werkzeuge gemeinsam einen Prozess abbilden müssen, der eigentlich klare Übergaben und einen eindeutigen Status benötigt.
Typische Anzeichen dafür sind:
- Informationen werden mehrfach eingegeben.
- mehrere Dateiversionen sind parallel im Umlauf.
- der aktuelle Bearbeitungsstatus ist nicht eindeutig sichtbar.
- Freigaben müssen über alte E-Mails nachvollzogen werden.
- Dokumente werden manuell benannt, verschoben oder zugeordnet.
- einzelne Personen müssen wissen, welcher Schritt als Nächstes folgt.
Dann liegt das Optimierungspotenzial weniger im einzelnen Tool als in den Übergängen zwischen den Arbeitsschritten.
Beispiel: Von der Kundenanfrage bis zum Angebot
Ein vereinfachter Ablauf in einem KMU könnte so aussehen:
Anfrage
Ein Kunde sendet eine Anfrage per E-Mail.
Datenerfassung
Name, Unternehmen, Produkt, gewünschte Variante oder weitere Informationen werden manuell in Excel eingetragen.
Angebot
Auf Basis dieser Daten wird ein Angebot erstellt und als PDF gespeichert.
Freigabe
Intern erfolgt eine Abstimmung per E-Mail oder auf einem anderen manuellen Weg.
Versand
Das freigegebene Dokument wird an den Kunden geschickt.
Nachverfolgung
In einer Tabelle wird anschließend vermerkt, ob das Angebot offen, angenommen oder abgelehnt wurde.
Keiner dieser Schritte ist grundsätzlich falsch.
Mit wachsendem Volumen entstehen jedoch immer mehr Übergaben — und damit zusätzlicher manueller Aufwand.
Wo entstehen die eigentlichen Reibungsverluste?
Doppelte Dateneingabe
Informationen, die bereits in einer Anfrage vorhanden sind, werden erneut in Excel oder ein anderes System übertragen.
Versionsprobleme
Wenn Dokumente mehrfach gespeichert oder weitergeschickt werden, ist nicht immer sofort klar, welche Version aktuell ist.
Fehlender Status
E-Mail zeigt Kommunikation. Excel zeigt Daten. Ein Ordner enthält Dokumente.
Doch wo ist der aktuelle Prozessstatus eindeutig sichtbar?
Manuelle Freigaben
Wenn Freigaben ausschließlich über Nachrichten oder mündliche Abstimmungen erfolgen, wird die spätere Nachvollziehbarkeit schwieriger.
Abhängigkeit von Personen
Ein Prozess sollte möglichst nicht davon abhängen, dass einzelne Personen wissen, wo eine Datei liegt oder welche Nachricht als Nächstes bearbeitet werden muss.
Nicht alles gleichzeitig digitalisieren
Ein häufiger Fehler besteht darin, sofort den gesamten Prozess ersetzen zu wollen.
Das ist nicht immer notwendig.
Sinnvoller ist häufig eine klare Priorisierung.
Vier Fragen helfen dabei:
Wo entsteht besonders viel manuelle Arbeit?
Welche Informationen werden regelmäßig kopiert, übertragen oder nachgetragen?
Wo entstehen Fehler?
Bei welchen Übergaben führen falsche Daten, veraltete Versionen oder fehlende Informationen zu Problemen?
Wo entstehen Wartezeiten?
Welche Freigaben oder Rückfragen halten den Ablauf regelmäßig auf?
Wo verbessert eine Änderung mehrere weitere Schritte?
Eine gut gewählte Verbesserung kann mehrere nachfolgende Arbeitsschritte gleichzeitig vereinfachen.
Vom Tool-Denken zum Prozess-Denken
Die erste Frage sollte deshalb nicht lauten:
„Welche Software brauchen wir?“
Sondern:
„Wie sollte dieser Ablauf eigentlich funktionieren?“
Erst danach ist sinnvoll zu entscheiden, welche bestehenden Werkzeuge weiterhin passen und wo eine technische Verbindung, Automatisierung oder neue digitale Lösung tatsächlich einen Nutzen bringt.
Ein guter digitaler Prozess sollte vor allem dafür sorgen, dass:
- Informationen eindeutig verfügbar sind,
- Übergaben nachvollziehbar erfolgen,
- Bearbeitungsstände sichtbar bleiben,
- unnötige Mehrfacheingaben reduziert werden,
- Verantwortlichkeiten klar sind.
Kleine Verbesserung statt großes Digitalisierungsprojekt
Gerade für KMU und EPU kann es sinnvoll sein, mit einem konkreten Engpass zu beginnen.
Zum Beispiel:
Anfrage → strukturierte Datenerfassung → Angebot
oder:
Angebot → interne Freigabe → Versand
oder:
Auftrag → Dokumentation → After-Sales
So kann ein Prozess schrittweise verbessert werden, ohne sofort die gesamte bestehende IT-Landschaft ersetzen zu müssen.
Digitalisierung beginnt deshalb nicht zwingend mit neuer Software.
Sie beginnt häufig damit, einen bestehenden Ablauf sichtbar zu machen und die unnötigen Übergaben darin zu erkennen.
Fazit
E-Mail, Excel und PDF sind weiterhin sinnvolle Werkzeuge.
Problematisch werden sie dort, wo Informationen ständig manuell zwischen ihnen wechseln müssen.
Für KMU lohnt sich deshalb zuerst ein genauer Blick auf die Übergaben:
Wo werden Daten erneut eingegeben? Wo wird gesucht? Wo wird gewartet? Und wo entstehen Fehler?
Dort befindet sich häufig der sinnvollste Ausgangspunkt für Geschäftsprozessdigitalisierung.
NEXAKI unterstützt bei der strukturierten Analyse und schrittweisen Digitalisierung solcher Geschäftsprozesse – von der Problemklärung bis zu einem umsetzbaren digitalen Ablauf.
Medienbrüche gezielt reduzieren
Sie möchten einen konkreten Prozess prüfen oder wissen, welche Übergabe zuerst verbessert werden sollte? Wir klären gemeinsam einen pragmatischen nächsten Schritt.
Erstgespräch buchenMany business processes appear to work perfectly well at first glance.
A request arrives by email.
The relevant information is transferred into Excel.
A quotation is created as a PDF.
Approval takes place by email again.
Later, the current status is manually updated in a spreadsheet.
Every individual step works.
Yet the overall process can still become unnecessarily slow, error-prone and difficult to track.
The real issue is often not email, Excel or PDF themselves, but the manual handoffs between them.
That is where media breaks occur.
What is a media break?
A media break occurs when information has to be manually transferred between different tools, formats or process steps.
A typical workflow might look like this:
Email → Excel → PDF → Email → Filing → Excel
A customer request may already contain contact details and requirements. These are copied into a spreadsheet. A quotation is then created and saved as a PDF. Changes return by email, and the processing status has to be updated manually afterwards.
The process works.
But the more important question is:
How often does the same information have to be entered, copied, checked or searched for again?
Excel and email are not automatically the problem
For many small and medium-sized businesses, Excel and email remain highly useful tools.
Excel is flexible and quick to use.
Email is effective for communication.
PDF is suitable for documents that need to be shared in a stable format.
Problems start when these tools have to collectively support a process that actually requires clear handoffs and transparent status information.
Typical warning signs include:
- information is entered more than once,
- several document versions circulate at the same time,
- the current processing status is unclear,
- approvals have to be reconstructed from old emails,
- documents are manually renamed, moved or assigned,
- individual employees have to know what needs to happen next.
In these cases, the main optimisation potential is often not the individual tool but the handoffs between process steps.
Example: From customer request to quotation
A simplified SME workflow might look like this:
Request
A customer sends a request by email.
Data entry
The customer name, company, product, requested variant and other information are manually entered into Excel.
Quotation
A quotation is created from this information and saved as a PDF.
Approval
Internal approval takes place by email or another manual method.
Sending
The approved document is sent to the customer.
Follow-up
A spreadsheet is updated to show whether the quotation is still open, accepted or rejected.
None of these steps is inherently wrong.
But as volume increases, the number of handoffs increases as well — and so does the manual workload.
Where does the real friction occur?
Duplicate data entry
Information that already exists in a request is entered again into Excel or another system.
Version problems
When documents are repeatedly saved and forwarded, it may no longer be immediately clear which version is current.
Lack of process visibility
Email shows communication. Excel shows data. A folder contains documents.
But where is the overall process status clearly visible?
Manual approvals
If approvals exist only in messages or verbal discussions, it becomes harder to trace decisions later.
Dependence on individual knowledge
A process should ideally not depend on one person knowing where a file is stored or which email needs to be handled next.
Do not digitalise everything at once
A common mistake is trying to replace the entire process immediately.
That is not always necessary.
A more practical approach is to prioritise.
Four questions can help:
Where is the most manual work created?
Which information is repeatedly copied, transferred or updated?
Where do errors occur?
At which handoffs do incorrect data, outdated versions or missing information cause problems?
Where do delays occur?
Which approvals or follow-up questions regularly slow down the process?
Which improvement would simplify several later steps?
A well-chosen improvement can reduce effort across several parts of the process at once.
Move from tool thinking to process thinking
The first question should therefore not be:
“Which software do we need?”
A better question is:
“How should this process actually work?”
Only then does it make sense to decide which existing tools should remain in place and where technical integration, automation or a new digital solution would create real value.
A good digital process should primarily ensure that:
- information is clearly available,
- handoffs are traceable,
- processing status remains visible,
- unnecessary duplicate entry is reduced,
- responsibilities are clear.
Start with one improvement, not a major transformation project
For SMEs and sole proprietors in particular, it can be more effective to begin with one concrete bottleneck.
For example:
Request → structured data capture → quotation
or:
Quotation → internal approval → sending
or:
Order → documentation → after-sales
This allows processes to be improved step by step without replacing the entire existing IT environment at once.
Digitalisation therefore does not necessarily begin with new software.
It often begins by making the existing workflow visible and identifying the unnecessary handoffs within it.
Conclusion
Email, Excel and PDF remain useful tools.
They become problematic when information has to move manually between them again and again.
For SMEs, the first step should therefore be to examine the handoffs:
Where is data entered again? Where is information searched for? Where do delays occur? And where do errors happen?
That is often the most useful starting point for business process digitalisation.
NEXAKI supports the structured analysis and step-by-step digitalisation of business processes — from identifying the problem to defining a practical digital workflow.
Reduce media breaks systematically
Would you like to review a specific process or identify which handoff should be improved first? Together, we define a practical next step.
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